Zasady archiwizacji dokumentów w RPO WP


W związku z licznymi zapytaniami beneficjentów oraz pojawiającymi się wątpliwościami odnośnie interpretacji przepisów art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/20061 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/20062, na podstawie których beneficjenci są zobowiązani do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektów w ramach RPO WP, IZ RPO WP opracowała odpowiednie wytyczne w zakresie procedury archiwizacji dokumentów w celu zapewnienia prawidłowego wypełniania zapisów ww. rozporządzeń. Przedmiotowy dokument stanowi horyzontalne wytyczne dla beneficjentów realizujących projekt w ramach wszystkich Osi Priorytetowych RPO WP.

Podstawowym założeniem - przyjętych uchwałą nr 1305/88/11 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 27 października 2011 r. - Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 – 2013 w zakresie zasad archiwizacji dokumentów jest wskazanie beneficjentom szczegółowych zasad postępowania z dokumentacją projektową. Dokument ten reguluje sposoby i warunki przechowywania, zabezpieczania oraz udostępniania wszelkich dokumentów związanych z dofinansowanym projektem, a także określa miejsce i okres ich archiwizowania.

Należy zaznaczyć, iż w myśl tych wytycznych dokumenty związane z realizowanym projektem należy przechowywać w formie oryginałów oraz dodatkowo można je przechowywać w formie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Podkreślenia wymaga również fakt, iż za niedopuszczalne uznaje się działanie polegające na skanowaniu przez beneficjenta dokumentacji projektowej (np. faktur) w celu dalszego przechowywania jej w formie elektronicznej z jednoczesnym niszczeniem oryginałów dokumentacji istniejącej w formie papierowej.”



1 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006 r. ze zm.)

2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006 ze zm.).

---

Do pobrania:


1. Uchwała Nr 1305/88/11 Zarządu Województwa Pomorskiego z dnia 27 października 2011 roku w sprawie przyjęcia Wytycznych Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 – 2013 w zakresie zasad archiwizacji dokumentów

    Plik PDF 42 KB


2. Wytyczne Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym dla Województwa Pomorskiego na lata 2007 – 2013 w zakresie zasad archiwizacji dokumentów

     Plik PDF 140 KB